FitVantaan rekisteri- ja tietosuojaseloste

Päivitetty 24.2.2020

  1. Rekisterin nimi
    FitVantaa – Iron Paradise -kuntokeskuksen asiakasrekisteri
  2. Rekisterin pitäjä
    FitVantaa – Iron Paradise (Scandinavian Wellness Group Oy),Tammiston kauppatie 13, 01510 Vantaa
  3. Rekisteriasioista vastaava henkilö
    Toimitusjohtaja Riku Kärkkäinen, Tammiston Kauppatie 13, 01510 Vantaa, info(a)fit-vantaa.fi
  4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
    Henkilötietoja käsitellään FitVantaan asiakassuhteiden hoitamiseen, jäsenen ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, markkinointiin sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan käyttää myös palveluiden kehittämiseen ja kohdentamiseen. Henkilötietoja käytetään kaikissa tilanteissa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla tavalla. Jäsenellä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Peruste henkilötietojen käsittelylle on sopimus rekisteröidyn ja kuntokeskuksen välillä.
  5. Rekisterin tietosisältö, tietolähteet ja tietojen luovutus
    5a Rekisterin tietosisältöAsiakkaiden yksilöintitiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumeroJäsenen ostamat ja/tai tilaamat tuotteet ja palvelut MaksureskontraTilastointi kuntokeskuskäynneistäKaikki rekisteriin tallennettavat tiedot ovat salassa pidettäviä.Kaikki tiedot säilytetään kuusi (6) vuotta lukien FitVantaan ja asiakkaan asiakassuhteen päättymisvuoden lopustaKirjanpitolain 2. luvun 10. artiklan (30.12.1997/1336) määräämänä.
    5b Rekisterin ylläpitojärjestelmät
    – DL Prime
    – DL Business Intelligence
    – Cash-in Online
    – IPartners TimeLine (ei henkilötunnusta)
  6. Säännönmukaiset tietolähteet
    Asiakas itse
    FitVantaan kulunvalvontajärjestelmä
    FitVantaan laskutus ja perintätoimisto Cash-in
  7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
    DL Prime järjestelmästä siirretään suoraan tietoa kuntokeskuksen laskutuksen hoitavan kumppanin laskutusjärjestelmään ja TimeLine-järjestelmään.Rekisterinpitäjä ei muutoin luovuta tietoja ulkopuolisille lukuun ottamatta poikkeuksia 1, 2 ja 3. Tästä voidaan poiketa, mikäli viranomaistoimet tai lainsäädäntö niin edellyttää.Poikkeus 1: Mikäli FitVantaa on tehnyt yrityksen kanssa yhteistyösopimuksen, jonka nojalla yritys maksaa työntekijöilleen kuntokeskuksen jäsenmaksun tai osan siitä, on keskuksella oikeus toimittaa yritykselle tämän sopimuksen puitteissa jäseneksi liittyneen yrityksen työntekijän käyntilokitiedot yrityksen niin pyytäessä.Poikkeus 2: Mikäli jäsen on pyytänyt keskukselta joko suullisesti tai kirjallisesti personal trainerin yhteydenottoa, on keskuksella oikeus välittää kyseisen jäsenen sähköpostiosoite ja puhelinnumero itsenäisenä rekisterinpitäjänä toimivalle personal trainer -yrittäjälle yhteydenoton mahdollistamaksi.Poikkeus 3: Jäseneksi liittyessään jäsen on oikeutettu personal trainerin veloituksettomaan alkukartoitukseen, on keskuksen välitettävä jäsenen sähköpostiosoite ja puhelinnumero itsenäisenä rekisterinpitäjänä toimivalle personal trainer.Asiakkaan kieltäytyessä antamasta asiakasrekisteriin tarvittavia tietoja ei asiakassuhdetta voida perustaa ja näin ollen asiakasrekisteriin kuulumista vaativaa palvelua käyttää. Tällöin asiakas voi kuitenkin käyttää FitVantaan liikuntapalveluita kertamaksulla. Asiakas ei tällöin ole myöskään oikeutettu ilmaiseen tutustumiskäyntiin kuntosalille.
  8. Tietojen luovutus tai siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
    Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai EU:n talousalueen ulkopuolelle.
  9. Rekisterin suojauksen periaatteet
    Manuaalinen aineisto
    Paperiasiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa tai lukituissa kaapeissa. Asiakirjojen säilytystiloihin on pääsy ainoastaan FitVantaan henkilökunnalla. Sähköinen aineisto
    Asiakastietojärjestelmien käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään ammattinimike- ja tehtäväkohtaisesti. Tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä.
  10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
    Asiakkaalla on Henkilötietolain 26–28 § perusteella pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa millaisia häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu. Tietojen tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti osoitteeseen info(a)fit-vantaa.fi.
  11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
    Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki §29). Tietojen korjauspyyntö tehdään kirjallisena osoitteeseen info(a)fit-vantaa